Структура отдела продаж

Для понимания эффективной структуры отдела продаж необходимо в первую очередь описать  бизнес-процесс продажи. Определив, какие функции необходимо выполнять отделу продаж, мы поймем, какая у него должна быть структура.

Функции отдела продаж определяется зонами ответственности.

Например, функциями менеджеров по продажам могут быть только переговоры с клиентами, а занесение данных о клиентах может быть возложено на секретаря. А может быть так, что менеджер является целым оркестром и помимо продаж занимается логистикой, маркетингом и, иногда даже, закупками. При определении функций отдела продаж необходимо четко понимать, чем больше функций, не связанных с продажами, будет возложено, тем меньше сможет продать менеджер.

Для чего любому бизнесу нужна четко налаженная система продаж?

Будем делить менеджеров на хантеров и фармеров или, по-другому, на «привлечение» и «поддержку» это первый вопрос, на который нам предстоит ответить при создании структуры отдела продаж.

Есть две модели работы отдела продаж

1. Модель без разделения на продажи и обслуживание

Когда в компанию приходит новый привлеченец, ему ставят задачу найти новых клиентов и потом самостоятельно их обслуживать.

2. Модель с разделением на привлечение и поддержку

Человек, занимающийся привлечением, делает первую или несколько первых продаж новому клиенту, получает за это свои бонусы, затем передает клиента в поддержку, а сам ищет новых клиентов.

Организационная структура отдела продаж будет зависеть, в первую очередь, от принятия решения, по какой из моделей будете работать. На этапе стартапа нет смысла принимать решение о структуре отдела на будущее. Так как все равно еще некого обслуживать и поддерживать, поэтому отдел формируется только из хантеров. Вопрос о разделении отдела продаж становится остро в том случае, когда уже существует большое количество клиентов и менеджерам, ведущих их, уже нет времени заниматься поиском новых клиентов.

На решение о разделении отдела на 2 части влияют следующие факторы:

• • 1.Количество потенциальных клиентов. Если на рынке 100 клиентов, то в двух отделах нет никакого смысла. Если каждая компания может стать потенциальным клиентом, то есть смысл фокусировать хорошего привлеченца на привлечении.
  • 2.Жизненный цикл менеджеров по продажам. Если хороший продажник выгорает и устает, есть смысл перевести его на работу с существующей базой, чтобы не потерять.
  • 3.Средний цикл сделки. Чем этот цикл больше, тем, с большей вероятностью, эффективно разделение. Большой цикл сделки несет большие риски срыва, поэтому требует большей концентрации на продаже.

Нужен ли в отделе продаж бэк-офис?

Статистика ведения наших проектов говорит о следующем. Введение должности помощника менеджера, секретаря, специалиста сопровождения сделок равносильно найму двух высококвалифицированных сотрудников отдела продаж. Почему двух? Потому что для хороших продавцов заполнение отчетности и формирование документов подобно смерти и они на эту работу тратят в несколько раз больше усилий, чем человек, «заточенный» на работу с документами. Для принятия решения о необходимости такого сотрудника в структуре отдела продаж, необходимо ответить на вопросы:

• • • Сколько времени менеджеры тратят на ведение документации;
    • Какой объем документов в день/месяц им приходится готовить;
    • На сколько автоматизирован процесс ведения клиентов.

Разделение отдела продаж на группы

Когда отдел продаж проходит процесс становления и в нем уже начинает формироваться структура, выделяются группы или направления, закрепляющиеся за отдельными людьми. Например, делятся по типу клиентов: «группа по работе с оптовиками» или «региональный менеджер по Южному округу». По какому принципу требуется разделение структуры отдела продаж? По принципу деления клиентов или продуктов/услуг компании. Наличие специфики при работе с определенной группой. Например, если у нас работают торговые представители, которые пешком обходят город, то наверное, есть смысл делить по районам? Если работа с агентами в корне отличается от работы с конечными клиентами, то есть смысл выделять подразделение по работе с агентами. Если для продажи разных услуг компании требуются абсолютно разные знания? Например, компания торгует собственным софтом и лицензиями. А если есть дополнительная специфика? Все очень просто: готовится алгоритм по работе с каждой группой и территорией, продуктом и услугой. Эти алгоритмы сравниваются, анализируются, и  разделение ведется по наиболее различным алгоритмам работы.

Тяжелая артиллерия.

Обучение менеджеров по продажам  лучше всего происходит «в полях», на конкретных примерах. Если менеджеров немного, функцию «полевого обучения» чаще всего выполняет Коммерческий директор или Начальник. Если же отдел большой, то имеет смысл выделять лидеров групп, которые возможно не обладают высокими административными навыками, но могут подтянуть трудного клиента и тем самым показать рядовым менеджерам, как нужно продавать. Если в Вашем штате нет человека, который не только может сам хорошо продать, но и передать свои знания другим менеджерам, то есть смысл воспользоваться услугами тренера на аутсорсинге.

При формировании полноценной структуры продаж, необходимо соблюдать несколько золотых правил:

• • • 1.Лучший менеджер по продажам – не всегда лучший руководитель отдела продаж;
    • 2.Каждый руководитель, у которого в функциях нет задачи продавать, снижает эффективность работы всего отдела.
    • 3.Разграничения зон продаж между менеджерами или группами либо должны быть четкими и понятными всем, либо их не должно быть.
    • 4.Вся отчетность одела продаж должна формироваться автоматически в CRM системе.
    • 5.Если появление новой должности не влияет на повышение продаж отдела в течение трех месяцев, то лучше сократить эту должность и взять вместо этого человека менеджера по продажам.

Эти советы помогут Вам сформировать эффективную структуру продаж, а если возникнут какие-либо трудности, всегда будем рады оказать поддержку в этом вопросе. Звоните!