Управление дебиторской задолженностью

Дебиторская задолженность интересует каждого собственника предприятия. Круто, когда такой задолженности нет, но иногда ее наличие вполне оправдано. В каких случаях дебиторская задолженность допустима, и что делать, чтобы она не перерастала в просроченную? Читайте в статье.

Суть дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность — это кредит. Зачастую, когда мы даем кому-то кредит, это является негативным сигналом к тому, что человек либо не умеет распределять ресурсы и вести бизнес, либо изначально ориентируется на то, что платить необязательно.

В 90% случаев люди планируют возвращать долг. Две основные причины невозврата: неумение грамотно спланировать бюджет и, как следствие, неверный расчет собственной платежеспособности и жизнь в розовых очках — принятие желаемого за действительное.

Рассмотрим на примере:

Компания взяла у вас в долг продукции на 100 тыс. руб., рассчитывая вернуть за нее средства через месяц. К такому выводу владелец пришел, исходя из среднемесячной прибыли в 150 тыс. руб. за последние полгода. Но, он не учел, что:

• во-первых, большая часть дохода у него уходит на обязательные расходы (заработную плату двум сотрудникам, аренду офисного помещения, оплату расходных материалов, налоги и т. д.) и в итоге на руках остается всего 50 тыс. руб. чистыми (а надо еще и себе на жизнь что-то оставить);

• во-вторых, что закупленный товар может продаваться хуже, чем планировалось, либо крупный клиент, на которого он рассчитывал, может отказаться от покупки.

В итоге отдать 100 тыс. руб. через месяц он не сможет.

Давая деньги в кредит, мы замораживаем собственные средства и увеличиваем свои затраты. У денег есть своя стоимость — на сегодняшний день примерно 24% годовых. Давая отсрочку на 2 месяца, мы теряем 4%.

Если клиент взял товара на 1 млн. руб. с отсрочкой платежа в 60 дней, мы потеряем 40 тыс. руб. Мы можем либо осознанно пойти на утрату этих денег, либо повысить стоимость на эти 40 тысяч руб. Как вариант, можно сделать различия в прайсе — при оплате в момент получения товара предложить клиенту скидку в 2%. В этом случае недополученная прибыль составит вполовину меньше — 20 тыс. руб. Это выгоднее, чем кредитовать человека и терять 4% + рисковать, что дебиторка станет просроченной.

Что нужно для эффективной работы с дебиторской задолженностью?

1. Принять, что задолженность может быть просроченная. Кредит стоит давать только тогда, когда есть уверенность, что без этих денег вы сможете обойтись. Если у вас нет стабильного дохода без этой задолженности, если в случае непогашения (несвоевременного погашения) образуется огромный разрыв в кэш-фло, соглашаться на образование дебиторки ни в коем случае не стоит.
2. Определить процент дебиторской задолженности, который можно себе позволить безболезненно. Для этого нужно хорошо понимать свою ликвидность, знать оборот и прибыль.
3. Установить четкие границы выхода за дебиторку для каждого клиента. Договор с клиентом изначально должен быть составлен таким образом, чтобы в момент подписания накладной у него возникали обязательства по возврату дебиторской задолженности. В договоре не просто должно быть прописано, что дебиторская задолженность обязательна к возвращению, а должны быть зафиксированы существенные санкции. Клиенту должно быть выгоднее своевременно вернуть долг, нежели возмещать вам убытки.

На суд в нашей стране ориентируются и надеются не все, но все же грамотно составленный договор — хорошее подспорье в решении возможных проблем в будущем. Это дополнительный козырь, который можно использовать, когда остальные уже будут исчерпаны.

Говоря вкратце, готовиться к дебиторской задолженности нужно заранее, до того, как вы фактически выдадите ее. Тогда вероятность, что она превратиться в безнадежную, сведется к минимуму.

Кому и когда можно давать в долг?

Прежде чем согласиться на дебиторскую задолженность, необходимо проанализировать, почему человек берет кредит — у него нет денег, он привык так работать или же хочет закрыть дебиторкой уже имеющиеся дыры. Лучше всего задать прямой вопрос. Если дебиторка берется, чтобы заткнуть дыры, это явный признак того, что человек не умеет управлять финансами, его долги будут расти и в итоге он пойдет ко дну.

Когда дебиторка оправдана? Например, в случае, когда клиент хочет выйти на новый рынок сбыта, а сделать это без отсрочки платежа у него не выйдет. Многие торговые сети берут товар под реализацию со средней отсрочкой платежа в 60 дней. Войти в сеть, не дав отсрочку, к которой они привыкли, невозможно. Таким образом, клиенту приходиться загонять себя в дебиторскую задолженность для расширения бизнеса.

Просрочка и особенности работы с ней

В договоре должна быть прописана четкая дата полного погашения дебиторской задолженности. За несколько дней до наступления этой даты следует позвонить клиенту и напомнить о необходимости возврата средств. Повторные напоминания следует сделать за день до даты погашения и в день погашения. У клиента не должно создаваться иллюзии, что вы забыли о долге. Вы должны легко, четко и ненавязчиво поставить перед ним задачу оплатить долг.

В крупных компаниях заниматься напоминаниями должен не отдел продаж, а отдел по работе с дебиторкой или бэк-офис. За звонки должен отвечать человек, который ничего не может предпринять, но которому четко расписали, когда звонить и что говорить.

Важный момент! Первый день просрочки по дебиторке станет определяющим к тому, насколько серьезно к вам будет относиться клиент, одолживший деньги. Следует заранее прописать порядок действий, к которым стоит прибегать, когда клиент перестает реагировать на звонки или вообще не берет трубку. Вы должны:

• знать, когда подключать менеджера по продажам;
• понимать, что делать в первый, второй и последующие дни просрочки;
• иметь шаблоны писем, которые высылаются клиенту при появлении просрочки.

Даже если клиент, просрочивший день возвращения долга, обещает внести платеж завтра-послезавтра, необходимо выслать ему на подписание официальный документ, который подтвердит его обязательства и еще раз напомнит о санкциях и возможности вашего обращения в суд. Зачастую, люди не хотят связываться с судом. Понимая, что в случае неуплаты открытие дела неизбежно, они начинают относиться к дебиторке серьезней и гасят долги.

У действующей компании свободные деньги, как правило, всегда есть. Ваша цель — убедить клиента, что платеж вам должен стать его первоочередной задачей. Чтобы даже в случае ограниченных финансов, он отдал долги не Васе или Пете, а именно вам. Важно попасть в число приоритетных контрагентов.

Некоторые клиенты  иногда идут на хитрость и берут товар в долг не в одной компании, а сразу в нескольких. А потом пытаются шантажировать или навязывать свои условия продавцу. Например, клиент может просить вас простить долг, частично списать или продлить сроки возврата, а  взамен пообещать сделать вас единственным поставщиком.

Как этого избежать? Создать такие условия сотрудничества, при которых клиенту будет выгодно работать именно с вами. Разработать свое УТП, чтобы чем-то отличаться от конкурентов.

Что делать, если клиент все равно не платит?

В 80% случаев, если предприняты все перечисленные выше меры, клиент возвращает долг. Главное, постоянно напоминать и жестко выполнять поставленные условия. Если в договоре написано, что в случае просрочки поставки прекращаются, то даже при обещании клиента оплатить, поставки следует прекратить. В противном случае, клиент перестанет воспринимать прописанные санкции всерьез.

Повторюсь, что большинство клиентов, видя ваше серьезное отношение к дебиторке, платят по своим обязательствам. Когда человек начинает юлить и не брать трубку, в дело должен вступить менеджер по продажам. Идти на прямой шантаж стоит только в крайнем случае. Если у клиента есть просрочка, важно встать на его место и понять, в чем действительно причина.

Объективно говоря, сложные ситуации у клиента вполне могут возникнуть. Но важна не столько сама ситуация, сколько то, как клиент планирует из нее выходить. Допустим, ваш клиент ждет платежей от своих клиентов. Что вы должны предпринять? Вы должны уточнить, что он сделал для возвращения средств — выслал ли письма-напоминания, уточнил ли причину и т. д.

• В случае просрочки важно не начать прессовать клиента без прояснения ситуации, а попытаться помочь ему найти деньги для возврата. Нужно понимать, какие он прикладывает усилия, чтобы достать требуемые ресурсы.

• Еще один вариант решения проблемы — дать человеку дополнительные услуги, которые не будут ничего стоить вам, но помогут ему разрулить ситуацию. Следует подумать, как вы можете ему помочь минимальными усилиями.

Главное во всем этом, понять, готов ли клиент действовать по предложенному вами алгоритму. Участие в проблемах клиента позволит убить сразу двух зайцев:

1. показать, что его трудности вам небезразличны, и вы готовы помогать.
2. в случаях, когда клиент отказывается от вашей помощи, с чистой совестью, требовать возврата средств без каких-либо вариантов.

Важно показать клиенту, что вы готовы пойти навстречу, но в случае отказа от помощи вправе требовать полного возврата.

Возникли вопросы? Обращайтесь! Поможем эффективно ликвидировать просроченную дебиторскую задолженность и наладить стабильную работу вашего предприятия